Het spel en de knikkers: Lean ervaren

Lean is een managementfilosofie die zijn oorsprong heeft bij de Japanse autofabrikant Toyota. Doel: klantwaarde vergroten, processen stroomlijnen en continu verbeteren. Luba organiseerde de afgelopen maanden drie bijeenkomsten om relaties kennis te laten maken met Lean. De laatste was op 11 februari in Leiden. Een impressie.

Een kleine dertig relaties van Luba hebben zich verzameld in De Haagse Schouw, het Van der Valk hotel in Leiden. Ze zijn gekomen om deel te nemen aan een businessgame om zo de beginselen van Lean te ervaren. Sommigen hebben al ervaring met deze managementfilosofie. Voor anderen is het een eerste kennismaking. 

De businessgame is ontwikkeld door BIG, Business Ixperience Games. Aad van Pelt van BIG is spelleider. De bijeenkomst in Leiden is de laatste in een serie van drie. Eerder hebben relaties in Alkmaar en Den Bosch het spel gespeeld. “Als je een boek leest, onthoud je gemiddeld 10 procent van de inhoud”, zegt Aad. “Door te doen en te ervaren blijft het veel beter hangen.”

Lean_Masterclass_4_225x225

Ons Bedrijf

De deelnemers krijgen een positie in een virtuele onderneming, ‘Ons Bedrijf’. Ons bedrijf heeft drie klanten. Voor elke klant is er een aparte administratie en een aparte planning. Orders van de klant gaan eerst naar de administratie en dan naar de planning. Vervolgens krijgt het warehouse opdracht om de bestelling klaar te maken. Ten slotte levert de expeditie de goederen af bij de klant. Het proces gaat gepaard met het nodige papierwerk.

De deelnemers gaan naar hun aangewezen werkplek, lezen de werkinstructies en gaan vol goede moed aan de slag. Maar ondanks de grote inzet ontstaat er al snel een flinke chaos met de nodige stemverheffing. In een organisatie die volgens Lean werkt, is het mogelijk om het bedrijf stil te leggen als de nood hoog genoeg is en er duidelijk verbetering nodig is. Dat gebeurt nu ook. Lean_Masterclass_2_290x176

Processen in kaart

Tijdens de time-out visualiseert spelleider Aad met een lang lint de stromen in de onderneming. Die blijken soms onnodig lang en kruisen elkaar diverse malen. Niet erg efficiënt. Op een flipover brengen de deelnemers de processen voor elke klant in kaart. Vervolgens mag elk van de drie teams één wijziging aanbrengen.

Twee teams kiezen ervoor om de afstand tussen de klant en de administratie te verkleinen. Het derde team besluit het picking-formulier te schrappen. Dat brengt alleen maar administratieve last en voegt niets toe. Daarna draait het bedrijf wel iets beter, maar uiteindelijk bereiken slechts 12 van de 126 bestellingen de klant.

Kernbegrippen van Lean

Tijdens een ‘speedcollege’ legt Aad de beginselen van Lean uit. In vogelvlucht gaat hij langs de belangrijkste elementen, zoals 5S (sorteren, schikken, schoonmaken, standaardiseren en standhouden), Kaizen (continu verbeteren), de Value Stream Map, van Push naar Pull, en visueel management.

Deze principes worden nader uitgelegd in de whitepaper ‘Lean, is dat iets voor mijn organisatie’.

Spectaculaire verbetering

Gewapend met de nieuw opgedane kennis houden de deelnemers de bedrijfsprocessen kritisch tegen het licht. Ze schrappen een formulier, zetten een extra medewerker in bij de expeditie en enkele anderen flexibel waar de werkdruk het hoogst is. De resultaten zijn spectaculair beter: bijna 70 procent van de orders wordt voor het einde van de ronde afgeleverd bij de klant en Ons Bedrijf maakt een aanzienlijke winst. Lean_Masterclass_8_300x300

Anders leidinggeven

Lean kan veel opleveren, is de duidelijke boodschap. Tegelijk waarschuwt Aad dat je er niet onbesuisd aan moet beginnen. “Er is een forse omslag nodig in het bedrijf. Het vraagt bijvoorbeeld een andere manier van leidinggeven. Niet gebaseerd op macht, maar op gezag en vertrouwen. De leider moet bereid zijn om initiatief en verantwoordelijkheid uit handen te geven.”

Daarnaast is er vrijwel altijd weerstand tegen verandering. “Kijk naar de nieuwe bal die ze bij elk WK voetbal introduceren. Er zijn altijd mensen die er iets over te klagen hebben. Eerst de aanvallers, daarna de keepers. Houd er rekening mee dat het moeite kost om mensen van ingesleten gewoontes af te brengen. En bedenk: je bent er nooit klaar mee. Maar het levert wel wat op.”

Leuke manier om inzicht te krijgen

“We hebben geleerd dat je veel betere prestaties levert als je samenwerkt en goed communiceert”, aldus een van de deelnemers na afloop. “Het helpt ook als je de processen kent en weet wat er voor en na jou gebeurt”, zegt een ander. “Ik vond het een eyeopener hoe je soms dingen doet, die niet nodig blijken. Het spel is een leuke manier om je dat inzicht te geven.”

Meer weten over Lean?

Bent u enthousiast en wilt u weten wat Lean voor uw organisatie kan betekenen? Bel uw vaste contactpersoon bij Luba of vul ons contactformulier in.

Contact

Meer nieuws

1 4 110