Hoe moeilijk kan het zijn?

Om zelf te ervaren wat Lean kan betekenen voor een organisatie, speelde Joost Siebeling (consultant Luba Uitzendbureau in Noord-Holland) de Lean business game. Het leverde hem interessante inzichten op.

“In de Lean Business Game maakte ik voor het eerst kennis met hoe een logistiek werkproces er in de praktijk kan uitzien. Onder leiding van twee experts werden we opgesplitst in een aantal groepen. Elke groep vormde een eigen afdeling, bijvoorbeeld productie, planning, distributie, etc. En iedere afdeling kreeg vervolgens zijn eigen informatie. Het doel: zo veel mogelijk orders succesvol leveren met de hoogst mogelijke omzet. Hoe moeilijk kan het zijn dacht ik nog...

We begonnen voortvarend. De afdelingen werkten goed samen. Maar al snel bleek dat iedere afdeling, met haar eigen belangen, een eilandje begon te vormen. Door slechte communicatie stapelde het werk op iedere afdeling op en de tendens van ‘Ik eerst!’ werd alleen maar versterkt. Dat deze werkwijze niet succesvol was, bleek na het resultaat van de eerste ronde: na dertig minuten sloten we ons boekjaar af met een flink verlies.”

Continu verbeteren

Siebeling vervolgt: “Gelukkig konden we ons in ronde twee revancheren. In deze ronde mochten we zelf aanpassingen gaan doen in de processen die in de eerste ronde vast stonden. Met de theorie in het achterhoofd begonnen wij met veel zelfvertrouwen aan de tweede ronde.

Natuurlijk bleek ook dit niet zo makkelijk als gedacht. De totale groep bestond uit 30 personen met, je raad het al, 30 ideeën. Desondanks werden er een aantal duidelijke bottlenecks aangepakt waardoor in onze tweede poging het eindresultaat een stuk beter was. Toch voelden we allemaal dat we er nog lang niet waren.”

Eyeopener

“Om te kunnen verbeteren is het van groot belang dat je een stap terug durft te nemen om te zien hoe de situatie werkelijk is. Het herkennen van bottlenecks en het zien van kansen in werkprocessen is een uitdaging. Het verbeteren hiervan kost tijd. Belangrijk is ook om te kunnen herkennen wat jouw eigen rol is in het geheel. Ken geen schaamte om fouten in te zien en durf te vertrouwen op advies van anderen

Het gevoel dat wij hadden aan het einde van de tweede ronde is blijven hangen. De resultaten zijn  verbeterd, maar we zijn er nog lang niet. Alle aanpassingen die gedaan worden hebben effect, maar is dit het gewenste effect? Het proces van verbetering is continu”, concludeert Siebeling.

Voor en door de organisatie

Het verbeteren van processen in de operatie lijkt wellicht ver af te liggen van HR. Maar zonder het goed begeleiden van het proces op gebied van personeel kan er nooit operational excellence worden bereikt. Bij het verbeteren van processen zijn altijd mensen betrokken. Aanpassingen hebben gevolgen voor mensen in de organisatie. Een aanpassing is niet altijd voor iedereen een verbetering. Hierdoor is het van groot belang dat HR betrokken is en blijvend onderdeel is van het proces naar een organisatie die Lean is.

Lean is een interessant middel om nieuwe en bestaande processen in organisaties te verbeteren. Als het goed wordt ingezet profiteert elke partij. Klanten hoeven minder lang te wachten door een versnelde levertijd van een product, medewerkers lopen minder tegen problemen aan omdat bottlenecks in het proces zijn weggenomen en directie minimaliseert kosten. Iedereen profiteert mits Lean goed wordt geïmplementeerd.

Om een organisatie Lean te krijgen zijn een aantal dingen noodzakelijk:

  • Tijd en aandacht, het identificeren van problemen en het zien van kansen kost tijd en aandacht.
  • Het goed managen van personeel, het in beweging krijgen van de medewerkers en het omgaan met weerstand is erg belangrijk.
  • Het blijft een continu proces, je bent nooit klaar.
Siebeling: “Deze inzichten deel ik met relaties van Luba. Lean is een mindset die door de gehele organisatie moet worden gedragen. Lean is een beweging, een beweging voorwaarts. Ik ga er graag met u over in gesprek. Ik ben bereikbaar op jsiebeling@luba.nl of (06) 13 84 15 98.”
 
U kunt ons ook volgen op LinkedIn en Twitter. Wij zullen daar regelmatig updates plaatsen over het thema Lean.
 
Joost450px

Meer nieuws

1 4 110