Lagere kosten en tevreden klanten met lean

Lean is een managementfilosofie die gericht is op het versnellen van de doorlooptijd en het vergroten van de kwaliteit. Lagere kosten en grotere klanttevredenheid zijn het resultaat. Lean is afkomstig uit de automobielbranche, maar steeds meer bedrijven in andere sectoren omarmen de werkwijze. 

FME logo

“Je moet wel 100 procent overtuigd zijn als je aan Lean begint”, waarschuwt FME-bedrijfsadviseur Rogier Venteville. “Het vergt ingrijpende veranderingen in het bedrijf.”
 
Venteville begeleidt FME-lidbedrijven die met Lean aan de slag willen. Hij heeft ruim 25 jaar ervaring als bedrijfsleider bij diverse technologische ondernemingen. In de luchtvaartindustrie leerde hij Lean door en door kennen. Sinds 2009 stelt hij die ervaring via FME beschikbaar aan andere ondernemers.
 
“Neem een bankstel”, geeft Venteville als voorbeeld. “Het kost misschien vier uur om dat in elkaar te zetten. Waarom moet je daar dan als klant drie maanden op wachten? Het kost het bedrijf geld dat vastzit in voorraden en als klant word je er ook niet blij van. Dat geldt overigens niet alleen voor de maakindustrie maar ook voor bijvoorbeeld ziekenhuizen met wachttijden. Met Lean versnel je processen. Ik help organisaties ‘in the flow’ te brengen.”
 

Gereedschapskist

Daarbij heeft hij de beschikking over een ‘gereedschapskist’ met 25 verschillende instrumenten, vertelt Venteville. Een heel belangrijke daarbij is de waardestroommap. “Daarmee brengen we de ‘flow’ in kaart. Wat gebeurt er in het bedrijf van order tot aflevering? Waar zit verspilling, waar kan het sneller? Vervolgens maken we een ideaalplaatje: hoe willen we dat het in de toekomst gaat. En tot slot zetten we een verandertraject op om dat ideaal tot praktijk te maken.”
 
Een ander instrument is het ‘kaizen-event’. Kaizen is een Japanse term en betekent voortdurend verbeteren. Het impliceert dat alle medewerkers in een organisatie betrokken zijn en gestructureerd zoeken naar manieren om hun werk beter te doen. Het houdt ook in dat verantwoordelijkheden laag in de organisatie liggen. “Met een kaizen-event brengen  we in 2 tot 4 heel intensieve dagen samen met de medewerkers structurele veranderingen tot stand”, zegt Venteville.
 

Toyota

De basis voor Lean is in feite gelegd door Henri Ford met de productie van zijn T-Fords. Het is verder ontwikkeld door de mensen van Toyota in Japan. Lean komt het beste tot zijn recht in bedrijven vanaf circa 20 medewerkers met verschillende afdelingen. Al kan de bakker om de hoek met elementen van Lean zijn bedrijfsvoering ook verbeteren. “Hoe groter een bedrijf is, hoe meer mogelijkheden er liggen om te verbeteren met Lean”, aldus Venteville. 
Bedrijven die met Lean aan de slag willen, doen er goed aan zich van tevoren uitgebreid te oriënteren. “De potentiële winst is enorm, maar er komt wel het een en ander bij kijken”, waarschuwt Venteville. “Het is een forse operatie die ingrijpende wijzigingen vergt in de organisatie. Vier van de vijf bedrijven die met Lean starten, stoppen er binnen twee jaar mee of laten het op een laag pitje voortkabbelen. Een belangrijke voorwaarde voor succes is dat directie en managementteam er 100 procent achter staan.”
 

Coachend leidinggeven

Lean vraagt een andere manier voor leiding geven. Minder directief en meer coachend. Medewerkers krijgen meer eigen verantwoordelijkheid. Soms betekent het zelfs dat een complete laag middenkader in de onderneming weggesneden kan worden. “Als je met Lean begint, kom je aan gevestigde belangen”, zegt Venteville. “Je moet rekening houden met weerstand. Sommigen zullen de verandering niet kunnen meemaken. Weet waar je aan begint.”
Goede begeleiding bij een Lean-traject is essentieel. Er zijn hiervoor veel bureaus in de markt, maar er zit nogal wat kaf tussen het koren, weet Venteville. “Je gaat een traject in dat een half tot twee jaar duurt, dus dan wil je goede ondersteuning. Informeer naar het trackrecord en vraag referenties. Praat met ondernemers en managers die eerder een traject met het bureau hebben doorlopen. Dan kun je gelijk inschatten of zo’n traject past bij jouw onderneming. Maak goede afspraken.
 

Sterkere concurrentiepositie

Als het management er achter staat en de begeleiding klopt, zijn er met Lean mooie resultaten te behalen. “Ik heb kort geleden een traject begeleid bij Ontop in Middelburg”, zegt Venteville. “Dit is een bedrijf met circa 75 medewerkers dat rookgaskanalen produceert. Vaak klantspecifieke producten. Met Lean hebben we de doorlooptijd van een productgroep al kunnen terugbrengen van 6 dagen naar 6 uur. Dat betekent lagere kosten en betere bediening van de klant. De concurrentiepositie van het bedrijf is daardoor sterk verbeterd.” 

Meer nieuws

1 4 110