‘Hoe blijven we als organisatie flexibel én competent?’

De zaag scherp houden. Onder dat motto organiseerde Luba Uitzendbureau voor het MKB een ‘kennislunch’ met drie klanten die in een vergelijkbare situatie verkeren als het gaat om personeelsplanning en HR-management.

Bollenstreek-into-Business-aug290x176
 
Bollenstreek into Business | Tekst May-lisa de Laat | Fotografie Michel ter Wolbeek
 
Namens Luba waren Cees Binnendijk, rayonmanager en Astrid Kruithof, vestigingsmanager van meerdere vestigingen in de regio, aanwezig. Onder het genot van een heerlijke lunch in restaurant De Moerbei in Warmond wisselden de deelnemers hun ervaringen en ideeën uit over de flexibele inzet van personeel. Ook de rol daarin voor een uitzendorganisatie als Luba kwam ter sprake. Consultant Aad van Pelt begeleidde de gesprekken. Aad werkt al enige tijd als adviseur voor Luba en constateert dat de uitdagingen voor veel organisaties dezelfde zijn: streven naar optimalisatie van personeelsplanning, competentiemanagement en systemen die daarbij aansluiten. HRM ziet hij daarom dan ook als Hoger Rendement Management.
 

Wat is het dilemma of de uitdaging in jouw functie als het gaat om personele inzet.

Jan Vlieland is vestigingsmanager bij Mosadex, een landelijk opererende farmaceutische groothandel met drie distributiecentra.Dagelijks bevoorraadt Mosadex 700 apotheken in het land. Mosadex heeft daarmee een marktaandeel van maar liefst 24%. Jan is momenteel tevens actief als projectleider van een grootscheeps automatiseringsproces in het bedrijf. Luba verzorgt in-house bij Mosadex de flexibele inzet van personeel. De dagelijkse bestellingen van klanten die voor 18.00 uur gedaan zijn, dienen namelijk uiterlijk de volgende ochtend voor 8.00 uur bij de klant te arriveren. Dat vraagt een grote personele inspanning in korte tijd.

Ook een HR-adviseur van een technisch bedrijf uit de regio was aanwezig. Dit hightech bedrijf heeft te maken met seizoen pieken en maatwerk voor de klant. Luba is één van de partijen voor de inzet van flexibel personeel. Een efficiëntere inzet van personeel door meer sturing en planning op de langere termijn is een streven. In verband met de specifieke kennis die medewerkers nodig hebben, is het prettig om gebruik te kunnen maken van ervaren arbeidskrachten. Competentiemanagement staat hoog op de agenda.
 
Jacqueline de Best is verantwoordelijk voor de dagelijkse planning van personeel voor Bloemenveiling FloraHolland Rijnsburg aan de hand van de ‘karrenprognoses’. De dagelijkse uitdaging is om zo te plannen dat het logistieke proces niet stagneert. Na het veilen moet de juiste bestelling (hoeveelheid, soort en kwaliteit) bloemen en planten dagelijks binnen 90 minuten klaar staan voor de juiste klant. FloraHolland Rijnsburg heeft goede, korte lijnen met Luba. Dit jaar besteedt de veiling voor het eerst de werving voor de vakantieperiode uit.
Mirjam van der Heiden, teammanager logistieke planning bij Bloemenveiling FloraHolland Rijnsburg, vult aan: “Sinds 4 jaar werven we geen vast personeel meer omdat de handel via de veiling terugloopt. Hoe blijven we als organisatie flexibel én competent? Momenteel herzien we ons huidige planningsysteem. De uitdaging is om werkaanbod en arbeidsaanbod zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen.
 

Transitievergoeding

Aad van Pelt: “Flexwerken wordt anders door de transitievergoeding bij ontslag krachtens de nieuwe regelgeving per 1 juli a.s. Goede medewerkers vasthouden bij de werkgever is lastig. Luba kan er wellicht voor zorgen dat dezelfde persoon zijn competenties in een vergelijkbare functie inzet.”
 
Zonder de inzet van uitzendkrachten heeft Bloemenveiling FloraHolland Rijnsburg continu te kampen met een personeelstekort. Het ‘doorlenen’ van personeel aan kopers (de klant) levert veel haken en ogen op. Vanwege veiligheidsen kwaliteitseisen is dit ook voor de andere aanwezigen geen optie. Cees Binnendijk: “Voor Luba zelf betekent internet een uitdaging. Vestigingen sluiten gaat ten koste van de lokale zichtbaarheid. Daarom voeren we een aantal pilots uit om bepaalde filialen samen te voegen en op beperkte tijden te openen.”
 

Hoe flexibel zijn medewerkers?

Van uitzendkrachten wordt een grote mate van flexibiliteit verwacht, terwijl die bij het vaste personeel soms ver te zoeken is. Managers stuiten op veel weerstand (verworven rechten) als zij meer op werkaanbod willen plannen. FloraHolland Rijnsburg werkt met staffelcontracten waardoor dit probleem niet speelt. Jan: “Bij hogere flexibiliteitseisen blijken ook gemotiveerde medewerkers een financiële tegemoetkoming te verwachten.”
 

Hoe gaan jullie om met taakroulatie en kritische functies?

Bij het technische bedrijf is daarvoor nog onvoldoende draagkracht. Mosadex kent officieel maar één soort functie: magazijnmedewerker voor alle benodigde werkzaamheden van A tot Z. FloraHolland Rijnsburg kent officieel eveneens maar één functie. Mirjam: “Wij zijn teruggegaan naar de basis. Extra service bieden we nu als aanvullende diensten aan. Verder werken we hard aan rouleren van taken en kennisoverdracht.”
 

Een bedrijf moet winst maken. Is het een idee om uitsluitend de kritische functies te laten vervullen door vaste medewerkers? En is bekend welke kosten gemoeid zijn met inwerken?

Bij het technische bedrijf is de verhouding vast en flexibel personeel 1:1. Tegenwoordig wordt meer geïnvesteerd in teamleiders om de kwaliteit van de flexwerkers omhoog te brengen. Soms leveren bij Mosadex flexwerkers meer kwaliteit dan vaste medewerkers. In tegenstelling tot een medewerker in vaste dienst heeft een flexwerker de negatieve prikkel om extra zijn best te doen om zijn tijdelijke functie te behouden. Ook Mirjam herkent dit. De invloed van het voorzichtig aantrekken van de arbeidsmarkt heeft al een merkbaar effect.
 

Is het denkbaar dat Luba het volledige Human Resource Management overneemt?

Na een korte stilte discussiëren de aanwezigen over de voor- en nadelen hiervan. Eigenlijk is volgens hen HRM een taak voor het management. Begeleiding van het (middle)management hierbij - vooral voor de langere termijn - zou goed zijn. Teamleiders zijn dikwijls sleutelfiguren. Door de economische crisis is er bij veel bedrijven helaas minder budget voor opleiding. Een blijk van waardering in woorden of in een gebaar als ‘taart voor de werkvloer’ werkt soms nog beter dan een salarisverhoging.
 

Wat kan een uitzendbureau extra betekenen in de afstemming tussen vraag en aanbod?

Voor FloraHolland Rijnsburg zou een pool van allround medewerkers handig zijn. Voor de technische uitvoering van de personele planning zou Jacqueline graag met één partij zaken doen (i.p.v. de huidige drie). Ook voor het hightech bedrijf uit de regio zou de voorkeur uitgaan naar één uitzendbureau in een makelaarsachtige functie.” Mosadex is heel tevreden over de constructie waarbij een intercedente op de werkvloer aanwezig is. Voor Jan is Luba daarmee een prima sparringpartner. Of, zoals de Luba pay-off luidt: Luba maakt het mogelijk!

Meer nieuws

1 4 110