Privacy wetgeving: Gegevens van zieke medewerkers (2/3)

Bij veel van onze klanten hebben we gemerkt dat privacy en de verwerking van persoonsgegevens vragen oproept. Daarom verstrekken we graag de belangrijkste informatie op dit gebied. In drie artikelen gaan we in op de meest gestelde vragen op het gebied van privacy en in het specifiek het kopie identiteitsbewijs, ziekte medewerker, beveiliging persoonsgegevens, meldplicht datalekken en bewaartermijnen. In dit tweede deel, gaan we in op privacy omtrent zieke medewerkers.

Een zieke medewerker

Voor u als werkgever is het van belang dat uw zieke medewerkers zo snel mogelijk weer aan het werk gaan. Hiervoor heeft u informatie nodig: u moet weten dat iemand ziek is om te kunnen beoordelen of u het loon moet doorbetalen. Aan de andere kant hebben zieke medewerkers recht op privacy. Werkgevers mogen daarom bepaalde informatie niet vragen bij ziekmelding en verzuimgesprekken. Deze informatie mag u vragen wanneer uw medewerker zich ziek meldt:

  • Het telefoonnummer waarop de medewerker te bereiken is en het (verpleeg)adres;
  • Hoe lang de ziekte vermoedelijk gaat duren;
  • De lopende werkzaamheden en afspraken;
  • Of de medewerker onder één van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt. Als de medewerker onder een vangnetbepaling valt, dan betaalt het UWV het loon in plaats van u. Maar u mag niet vragen onder welke vangnetbepaling de medewerker valt;
  • Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval. Maar u mag niet vragen of het verzuim werk-gerelateerd is;
  • Of er sprake is van een verkeersongeval met regresmogelijkheid. Dat houdt in dat u de kosten van het ziekteverzuim en de re-integratie mogelijk kan verhalen op de veroorzaker van het ongeval.

Aard en oorzaak ziekte

U mag niet vragen naar de aard en oorzaak van de ziekte. Vraagt u daar toch naar, dan hoeft de medewerker geen antwoord te geven. De medewerker mag uiteraard wel vrijwillig/uit eigen beweging gegevens over de ziekte aan u doorgeven. Deze medische gegevens registreert u niet. Alleen de arbodienst of bedrijfsarts mag medische gegevens verwerken.

U mag wel registeren hoe vaak en hoe lang de medewerker ziek is. Dit is nodig om het loon te kunnen doorbetalen. En u kunt het verwerken in verzuimoverzichten, mede om te kijken of de oorzaak van veelvuldig of langdurig ziekteverzuim binnen de organisatie ligt.

Uitzondering

Alleen in uitzonderingssituaties mag u medische gegevens registeren. Bijvoorbeeld wanneer de medewerker epilepsie heeft en de collega’s hiervan op de hoogte moeten zijn, zodat ze weten wat ze moeten doen als hij/zij een aanval krijgt.

Mag u controleren of de medewerker echt ziek is?

Ja, dat mag. U betaalt het loon door en het is belangrijk om te weten of uw medewerker echt ziek is. En er daadwerkelijk recht is op salaris.

In uw verzuimreglement neemt u de regels op waaraan de medewerker zich moet houden. Bijvoorbeeld dat de medewerker op bepaalde tijdstippen thuis is, zodat de arbodienst of bedrijfsarts kan bellen of langskomen. Maar u mag niet van uw medewerker verwachten dat hij/zij constant thuis is. Of de arbodienst/bedrijfsarts dagelijks laten langskomen als dat niet nodig is.
Ook kan u van uw medewerker eisen dat hij/zij naar het spreekuur van de arbodienst of bedrijfsarts komt, voor zover dat mogelijk is. Als de medewerker zich niet houdt aan de regels, kunt u het loon inhouden. Bij verregaande niet-naleving van de regels mag u overgaan tot schorsing of ontslag.

Informeren naar hoe het met uw (zieke) medewerker gaat

Als goed werkgever moet u goed voor uw (zieke) medewerkers zorgen. U mag daarom best gesprekken voeren met uw werknemers waarin u vraagt hoe het met hen gaat en of u nog wat voor hen kunt betekenen. Sterker nog, dat is aan te bevelen!
Zo lang u zieke werknemers niet naar de aard en oorzaak van hun ziekte vraagt en de door de werknemer gedeelde informatie over zijn/haar ziekte niet registreert of gebruikt om te beoordelen of hij/zij inzetbaar is. Dat is aan de bedrijfsarts of arbodienst.

Meer weten over de privacy wetgeving?

Lees hier ook deel 1 uit deze serie:

Persoonsgegevens beschermen

Het derde en laatste deel verschijnt binnenkort.

Advies

Wilt u advies van een van onze specialisten over de privacy wetgeving? Klik op de button om het contactformulier in te vullen en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met u op.

Contactformulier

 

Bronnen: De Autoriteit Persoonsgegevens, HR-kiosk, Visma, privacy-advocaat.nl en Justitia.nl.

Dit artikel geeft een globaal beeld van uw privacyverplichtingen, maar behelst uitdrukkelijk geen juridisch advies. Dit artikel is niet juridisch bindend, noch kunnen hier rechten aan worden ontleend of kan hier enige aansprakelijkheid of verplichting voor Luba uit voortvloeien.

Meer nieuws

1 4 110