Zet in 5 stappen een flexpool op

Je kunt flexwerkers inhuren wanneer het druk is. En hen laten uitstromen wanneer het rustig is. Met als gevolg dat je bij elke piek nieuwe mensen inwerkt. Dat kost tijd. Dat gaat ten koste van de kwaliteit. En dat kan onrust veroorzaken onder het vaste personeel. Daarom kan het verstandig zijn om structureel gebruik te maken van flexibel inzetbare medewerkers.   

Het voordeel van een flexpool

Met een flexibele schil, stem je het aantal medewerkers precies af op het wisselende werkaanbod. Pieken vang je gemakkelijk op. Zonder het risico dat er in rustige tijden medewerkers betaald ‘op de bank’ zitten. Bij ziekte heb je snel goede vervanging. Ingewerkte medewerkers houden de kwaliteit en productiviteit hoog. En de vaste medewerkers ervaren meer rust. Het inzetten van een flexpool is een oplossing voor diverse efficiëntie- en kostenvraagstukken. Maar welke stappen moet je doorlopen om de opzet van je flexpool te laten slagen?

Stap 1 - Inventariseren

Door goed na te denken over de inrichting van de flexpool, stem je de pool precies af op jouw bedrijf.  En krijg je het beste resultaat. Buig je eens over de volgende vragen en zet de antwoorden op papier:

  • Wat is het doel dat je wilt bereiken met de inzet van een flexpool? Aan welke randvoorwaarden moet de flexpool voldoen om dit doel te bereiken?
  • Hoe ziet de inzet van flexibele medewerkers er nu uit? Wordt dit centraal geregeld? Of per afdeling?
  • Welke medewerker(s) betrek je bij de opzet, en wie geef je straks de verantwoordelijkheid over de flexpool?
  • Hoe ziet de planning van je medewerkers er nu uit? Welk deel wil je flexibiliseren?
  • Om welke functie(s) gaat het precies? Wat zijn de functieprofielen?
  • Probeer het werkaanbod voor het komende jaar in te schatten. Zijn de pieken in vaste maanden of op vaste dagen?

Tip: laat vaste medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de flexpool meedenken over inhoudelijke zaken. Houd hen goed op de hoogte. En licht het belang van de flexpool voor het bedrijf toe. Zo creëer je draagvlak op de werkvloer.

Stap 2 - Vormgeven van de pool

Nu je weet wat de huidige situatie is, wat de gewenste situatie is en wie je bij de opzet van de flexpool betrekt, is het tijd om concreet over de inrichting van de pool na te denken. Bereken de minimaal en maximaal benodigde capaciteit in de pool. Analyseer de uren waarop je flexibele medewerkers nodig hebt. En werk aan de hand daarvan het meest efficiënte scenario uit. Vaak betekent dit dat je werkt met verschillende schillen. Een voorbeeld:

Schil 1 werkt minimaal 32 uur in de week en maximaal 40 uur.

Schil 2 werkt minimaal 16 uur in de week en maximaal 24 uur.

Schil 3 werkt op oproepbasis.

De medewerkers in schil 1 en 2 zijn dus per week 8 uur extra inzetbaar als dat nodig is!

Natuurlijk zijn er ontelbare scenario’s mogelijk. Je kunt werken met één of twee schillen, of vier. Met mensen die veel uren maken, of juist weinig. Maar zorg ervoor dat je altijd genoeg mensen hebt voor de pieken, en dat je niet meer mensen aan het werk hebt dan nodig.

Stap 3 - De procedure

Probeer helemaal voor je te zien hoe het werken met de flexpool er straks uitziet. Voorkom dat je belangrijke details over het hoofd ziet. Bijvoorbeeld:

  • Hoe en wanneer geven flexibele medewerkers hun beschikbaarheid door?
  • Wie vangt nieuwe medewerkers op en werkt hen in?
  • Hoe houd je gewerkte uren bij? Laat je die aftekenen of is er een kloksysteem?
  • Hoe lang blijven mensen in dienst? Ben je bereid om een transitievergoeding te betalen?
  • Start je straks direct met een hele nieuwe pool? Of kies je voor een geleidelijke invoering?
  • Heb je een plansysteem nodig? Of volstaat een Excellijst?

Als je alles hebt uitgedacht en geregeld, is het tijd om de pool te vullen.

Stap 4 - De juiste medewerkers vinden en behouden

Werf alleen medewerkers die in het profiel passen. Niet alleen qua vaardigheden en persoonlijke eigenschappen. Maar kijk ook kritisch naar de wekelijkse arbeidsduur. De intrinsieke motivatie van medewerkers is de belangrijkste factor voor een stabiele flexpool: ze moeten echt graag op deze wijze willen werken. Medewerkers die je aanneemt voor maximaal 24 uur, maar die eigenlijk fulltime willen werken, zijn binnen no-time weg. En dan kun je weer opnieuw beginnen. Door medewerkers het aantal werkuren te geven dat zij wensen, creëer je binding en zorg je voor stabiliteit binnen de pool.

Tip: Evalueer op vaste momenten met de flexibele medewerkers hoe het gaat. Wat vinden zij van het werk? Past het aantal werkuren nog? Waarin kunnen zij zich nog ontwikkelen? Zo vergroot je de loyaliteit en kun je inspelen op situaties die niet zo lekker lopen.

Stap 5 - De resultaten monitoren

Wanneer de flexpool draait, wil je natuurlijk weten welke resultaten de pool behaalt. Daarom is het verstandig om verschillende punten te meten. Zaken die belangrijk zijn voor het behalen van je doelstelling. En om de kwaliteit van de pool te bewaken. Denk aan onderwerpen als:

  • Productiviteit
  • Kwaliteit van het werk
  • Bezetting
  • (Ongewenste) uitstroom
  • Instroom
  • (Verblijfsduur)

Signaleer je dat het misgaat op één van deze punten? Dan ben je direct in staat om in te grijpen. Onderzoek wat er fout gaat. Maak samen met je medewerker(s) een verbeterplan. Spreek af welk resultaat je wilt behalen en wanneer. Door kort op de bal te zitten, behoud je de controle en zorg je voor een goed functionerende pool.

Aan de slag!

Zoals je ziet heeft het opstarten van een flexpool heel wat voeten in de aarde. Met ingrijpende gevolgen voor je bedrijfsvoering. Maar met een optimalisatie van de efficiëntie en kostenbesparing tot gevolg.

Wilt u met een gespecialiseerde partner een flexpool opzetten? Bekijk onze informatie over poolmanagement of vul ons contactformulier in voor vragen.

Meer nieuws

1 4 110