15 november 2017

Directiesecretaresse en managementondersteuner

  • Salarisindicatie: € 2347 - € 3216 bruto p/m
  • Vacaturenummer: 736843
  • Standplaats: Leiden
  • Opleidingsniveau: HBO
  • Uren per week: 32 uur
keer bekeken
Op dit moment kunnen we nog 6 sollicitatie(s) ontvangen
Binnen deze prachtige organisatie die fungeert als onderzoeksinstelling en museum ben jij dé verbindende factor tussen de drie directeuren van de sector onderzoek.

Over de functie

Je bent werkzaam op het directiesecretariaat en ondersteunt de sectordirecteuren in de meest uiteenlopende werkzaamheden. Daarnaast ben je de vraagbaak voor de uitvoerende wetenschappers en onderzoekers binnen de sector. Om er voor te zorgen dat de directeuren hun werk goed kunnen uitvoeren beheer je de agenda en verwerk je de e-mail. Je laat niets aan het toeval over en zorgt dat alles goed geregeld is, zodat zij over de randzaken geen zorgen hoeven te maken. Je bereidt externe bezoeken en buitenlandse reizen voor zodat het de directeuren aan niets ontbreekt. Gedurende dag voer je secretariële en administratieve werkzaamheden uit. Hierbij wordt een proactieve en signalerende rol verwacht. Je herkent prioriteiten en weet wanneer er actie ondernomen moet worden. Na een korte inwerktijd weet jij ook de juiste mensen binnen de organisatie te vinden voor de betreffende onderwerpen. Je bereidt bijeenkomsten voor en notuleert deze regelmatig. Ook het organiseren van diverse afdelingsactiviteiten behoort tot je takenpakket.

Over het bedrijf

Onze opdrachtgever is hét kenniscentrum op het gebied van biodiversiteit en biedt onderdak aan ruim 100 wetenschappelijk onderzoekers en doet onderzoek en geeft onderwijs op een hoog academisch niveau. Ze werken daarbij intensief samen met nationale en internationale universiteiten en topinstituten. Het instituut beschikt over een van de grootste natuurhistorische collecties ter wereld (een indrukwekkende verzameling met 42 miljoen objecten). Je collega's zijn vaak wetenschappers en onderzoekers die functioneren op een hoog academisch niveau. Het directiesecretariaat bestaat uit drie collega's en een leidinggevende. In principe werkt het team zelfsturend en is iedere collega gekoppeld aan een eigen sector binnen de organisatie. De sfeer binnen het team is goed, er wordt veel gelachen.

Wat wij vragen

Om de functie van management assistent binnen deze organisatie uit te kunnen voeren beschik je over hbo werk- en denkniveau. Deze kennis heb je aangevuld met enkele jaren werkervaring in een vergelijkbare onderzoeksorganisatie. Je bent bekend met de verschillende routes die afgelegd moet worden binnen de wetenschap. Gezien het internationale personeelsbestand spreek je niet alleen vloeiend Nederlands, maar beheers je ook de Engelse taal vloeiend in woord en geschrift. Je schrikt niet van complex agendabeheer en bent een kei in het ontzorgen van jouw opdrachtgever. Jouw dienstverlenende instelling zorgt er voor dat iedereen tevreden is. In jouw werk ga je pro actief te werk en ben je in staat om relevante ontwikkelingen te signaleren en de daaropvolgende actie in gang te zetten. Je legt op alle niveaus binnen de organisatie makkelijk contact en voelt de verhoudingen in een complexe organisatie goed aan. Vanzelfsprekend ga je discreet en accuraat te werk.

Extra informatie

Het betreft een functie voor in ieder geval 3 maanden en 32 uur per week. Een verlenging behoort tot de mogelijkheden. Na een gesprek met het afdelingshoofd en personeelszaken, volgen er speeddates met de directeuren.

Hoe je solliciteert

Snel. Al binnen een paar minuten is het eenvoudige sollicitatieformulier ingevuld en ontvang je een (automatische) ontvangstbevestiging. Zo weet je zeker dat je sollicitatie aan ons is verstuurd. Binnen 2 werkdagen krijg je een reactie van de intercedent bij jou in de buurt.

Jouw intercedent:

Joep de Boer
Joep de Boer T: (071) 514 03 41 Luba Leiden

Andere vacatures
in jouw vakgebied

  • Geen gerelateerde vacatures gevonden

De meest gestelde vragen van onze kandidaten

  • 1. Kom ik in dienst bij Luba?

    Je kunt op verschillende manieren aan de slag. Vaak op uitzendbasis, maar ook rechtstreeks bij de opdrachtgever. Als je start via Luba, dan kom je inderdaad bij ons in dienst. Wij betalen je salaris, vakantiegeld en je reiskostenvergoeding. Wist je dat 38% van onze flexwerkers na de uitzendtermijn op contract gaat bij de opdrachtgever? Werken via een uitzendbureau is dus een prima opstap naar een vaste baan!

  • 2. Wat kan Luba voor mij doen?

    Jou bemiddelen naar een baan, dat is wat Luba doet! Wij zijn persoonlijk en dichtbij, dus leren we je graag kennen. De inschrijving vindt daarom altijd plaats op één van onze vestigingen, waar je samen met de intercedent jouw wensen en vaardigheden bespreekt. Vervolgens gaan we op zoek naar de baan die het beste bij jou past!

  • 3. Meer info over Luba

    Werken voor Luba betekent dat we samen de motor draaiende houden. De motor van jouw toekomst en de motor van het MKB, logistiek en industrie bij jou in de buurt. Persoonlijk contact vinden we belangrijk. Daarom zijn we in de wijk net zo vindbaar als online. Werken met Luba is persoonlijk en dichtbij. We kijken naar jouw kansen voor ontwikkeling en zo worden we samen iedere dag een beetje beter.

  • 4. Wat gebeurt er met mijn persoonsgegevens?

    We houden ons aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Meer info hierover kun je vinden op deze pagina.