09 januari 2019

Administratief Medewerker Ondersteuning in Leiden

  • Indicatief salaris per uur Indicatief salaris per week Indicatief salaris per maand € 11,65 - € 17,49 bruto per uur € 420 - € 630 bruto per week € 1818 - € 2729 bruto per maand
  • Standplaats: Leiden
  • Opleidingsniveau: MBO
  • Uren per week: 36 uur
keer bekeken
Ben jij per direct beschikbaar voor deze veelzijdige administratieve, ondersteunende functie bij de Gemeente Leiden die anderhalf jaar mag duren? Lees dan snel verder!

Over de functie

Je bent als administratief medewerker de rechterhand van de twee coördinatoren van de werkeenheid Gegevensbeheer, werkvoorbereiding en toezicht. Je hoofdtaak is hen administratief en secretarieel te ondersteunen. De coördinatoren zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van grote technische projecten en de dagelijkse aansturing van een team van ongeveer 20 personen.  

De werkzaamheden waar je je daarnaast mee bezig gaat houden zijn het verwerken van meldingen van burgers. Deze meldingen worden vervolgens naar team Ondersteuning doorgestuurd. Het is jouw taak om deze meldingen te beoordelen en door te geven aan de desbetreffende opzichter of terug te koppelen aan het Klant Contact Centrum waar ze in eerste instantie binnenkomen. Verder registreer, bewaak en archiveer je administratie en meldingen in het zaaksysteem Join.

Andere taken waar jij je mee bezig gaat houden zijn:

  • Postafhandeling
  • Agendabeheer
  • Telefonische ondersteuning van collega’s
  • Het voorbereiden van vergaderingen inclusief verslaglegging
  • Bewaken van de voortgang van de afgesproken acties bij vergaderingen
  • Administratieve afhandeling en beheer van enkele financieel administratieve werkzaamheden
  • Organiseren van vergaderingen, cursussen en overige activiteiten
  • Administratieve ondersteuning bij aanstelling en verlenging van medewerkers
  • Administratieve en secretariële vraagbaak voor teamleden

Over het bedrijf

Leiden is een geweldige plek om te werken, te studeren, te ondernemen, te wonen en te zijn. Leiden is de Stad van Ontdekkingen, met een prachtige historische binnenstad en een rijke traditie van kennis en cultuur. De diversiteit van de stad zien wij graag terug in ons personeelsbestand.

Met hart voor de stad …. zo werken wij als gemeentelijke organisatie voor Leiden. Steeds vaker zoeken we de samenwerking met de stad, haar inwoners, ondernemers en andere partijen om nieuwe, mooie en waardevolle ideeën en initiatieven te laten ontstaan en in de praktijk te brengen. Samen maken we Leiden en de Leidse regio een nog geweldiger plek. Werken bij Leiden … iets voor jou?

Wat wij vragen

Om voor deze functie in aanmerking te komen, beschik jij over de volgende kenmerken: 

  • Je bent proactief en hebt ervaring als secretarieel medewerker
  • Je bent flexibel, stressbestendig, zeer communicatief en mensgericht
  • Je schakelt snel en je bent een kei in plannen en organiseren
  • Je weet je plek te vinden in een levendig en gezellig team van 28 heren en 1 dame
  • Je hebt een goede tot uitstekende schrijfvaardigheid van de Nederlandse taal
  • In de contacten met in- en externe partijen ben je klantvriendelijk en diplomatiek
  • Je hebt uitstekende beheersing van het Officepakket, het is een pre als je kennis hebt van (financiële) systemen zoals bijv. Decade, Cognos en Join
  • Je hebt een afgeronde opleiding op mbo niveau
  • Gemeentelijke ervaring is geen harde eis. Wel moet je ervaring hebben in een grote organisatie (400-1000 medewerkers) met een uitvoerend/ technisch karakter en bekend zijn met procedures, formulieren en vaste processen. 

Wat wij bieden

Een uitdagende en afwisselende baan, in een groot team van enthousiaste en slagvaardige collega's met een klantgerichte en op resultaatgerichte, informele werksfeer.

Deze functie is voor 36 uur per week, verdeeld over 5 dagen maar maandag t/m donderdag is minimaal vereist. De functie is ontstaan door zwangerschapsverlof in combinatie met ouderschapsverlof en duurt 1,5 jaar. Deze functie valt in schaal 6 van de CAR UWO.

Extra informatie

In verband met de sluitingsdatum ontvangen we jouw CV en motivatiebrief graag uiterlijk  maandag 14 januari voor 12.00 uur. 

Hoe je solliciteert

Snel. Al binnen een paar minuten is het eenvoudige sollicitatieformulier ingevuld en ontvang je een (automatische) ontvangstbevestiging. Zo weet je zeker dat je sollicitatie aan ons is verstuurd. Binnen 1 werkdag krijg je een reactie van de intercedent bij jou in de buurt.

Andere vacatures
in jouw vakgebied

  • Geen gerelateerde vacatures gevonden

Jouw intercedent:

Natasja Rietveld
Natasja Rietveld T: (071) 514 03 41 M: (06) 308 135 81 Luba Leiden

De meest gestelde vragen van onze kandidaten

  • 1. Kom ik in dienst bij Luba?

    Je kunt op verschillende manieren aan de slag. Vaak op uitzendbasis, maar ook rechtstreeks bij de opdrachtgever. Als je start via Luba, dan kom je inderdaad bij ons in dienst. Wij betalen je salaris, vakantiegeld en je reiskostenvergoeding. Wist je dat 38% van onze flexwerkers na de uitzendtermijn op contract gaat bij de opdrachtgever? Werken via een uitzendbureau is dus een prima opstap naar een vaste baan! 

  • 2. Wat kan Luba voor mij doen?

    Jou bemiddelen naar een baan, dat is wat Luba doet! Wij zijn persoonlijk en dichtbij, dus leren we je graag kennen. De inschrijving vindt daarom altijd plaats op één van onze vestigingen, waar je samen met de intercedent jouw wensen en vaardigheden bespreekt. Vervolgens gaan we op zoek naar de baan die het beste bij jou past!

  • 3. Meer info over Luba

    Werken voor Luba betekent dat we samen de motor draaiende houden. De motor van jouw toekomst en de motor van het MKB, logistiek en industrie bij jou in de buurt. Persoonlijk contact vinden we belangrijk. Daarom zijn we in de wijk net zo vindbaar als online. Werken met Luba is persoonlijk en dichtbij. We kijken naar jouw kansen voor ontwikkeling en zo worden we samen iedere dag een beetje beter.

  • 4. Wat gebeurt er met mijn persoonsgegevens?

    We houden ons aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Meer info hierover kun je vinden op deze pagina.

  • 5. Kan ik bij Luba een cv maken?

    Ja, dat kan! Heel gemakkelijk zelfs. In 7 stappen heb jij gratis en voor niets een nieuw cv gemaakt. Maak direct je cv.