09 januari 2019

Administratief Medewerker Ondersteuning in Leiden

  • Indicatief salaris per uur Indicatief salaris per week Indicatief salaris per maand € 11,65 - € 17,49 bruto per uur € 420 - € 630 bruto per week € 1818 - € 2729 bruto per maand
  • Standplaats: Leiden
  • Opleidingsniveau: MBO
  • Uren per week: 36 uur
keer bekeken
Ben jij per direct beschikbaar voor deze veelzijdige administratieve, ondersteunende functie bij de Gemeente Leiden die anderhalf jaar mag duren? Lees dan snel verder!

Over de functie

Je bent als administratief medewerker de rechterhand van de twee coördinatoren van de werkeenheid Gegevensbeheer, werkvoorbereiding en toezicht. Je hoofdtaak is hen administratief en secretarieel te ondersteunen. De coördinatoren zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van grote technische projecten en de dagelijkse aansturing van een team van ongeveer 20 personen.  

De werkzaamheden waar je je daarnaast mee bezig gaat houden zijn het verwerken van meldingen van burgers. Deze meldingen worden vervolgens naar team Ondersteuning doorgestuurd. Het is jouw taak om deze meldingen te beoordelen en door te geven aan de desbetreffende opzichter of terug te koppelen aan het Klant Contact Centrum waar ze in eerste instantie binnenkomen. Verder registreer, bewaak en archiveer je administratie en meldingen in het zaaksysteem Join.

Andere taken waar jij je mee bezig gaat houden zijn:

  • Postafhandeling
  • Agendabeheer
  • Telefonische ondersteuning van collega’s
  • Het voorbereiden van vergaderingen inclusief verslaglegging
  • Bewaken van de voortgang van de afgesproken acties bij vergaderingen
  • Administratieve afhandeling en beheer van enkele financieel administratieve werkzaamheden
  • Organiseren van vergaderingen, cursussen en overige activiteiten
  • Administratieve ondersteuning bij aanstelling en verlenging van medewerkers
  • Administratieve en secretariële vraagbaak voor teamleden
Lees meer

Over het bedrijf

Leiden is een geweldige plek om te werken, te studeren, te ondernemen, te wonen en te zijn. Leiden is de Stad van Ontdekkingen, met een prachtige historische binnenstad en een rijke traditie van kennis en cultuur. De diversiteit van de stad zien wij graag terug in ons personeelsbestand.

Met hart voor de stad …. zo werken wij als gemeentelijke organisatie voor Leiden. Steeds vaker zoeken we de samenwerking met de stad, haar inwoners, ondernemers en andere partijen om nieuwe, mooie en waardevolle ideeën en initiatieven te laten ontstaan en in de praktijk te brengen. Samen maken we Leiden en de Leidse regio een nog geweldiger plek. Werken bij Leiden … iets voor jou?

Lees meer

Wat wij vragen

Om voor deze functie in aanmerking te komen, beschik jij over de volgende kenmerken: 

  • Je bent proactief en hebt ervaring als secretarieel medewerker
  • Je bent flexibel, stressbestendig, zeer communicatief en mensgericht
  • Je schakelt snel en je bent een kei in plannen en organiseren
  • Je weet je plek te vinden in een levendig en gezellig team van 28 heren en 1 dame
  • Je hebt een goede tot uitstekende schrijfvaardigheid van de Nederlandse taal
  • In de contacten met in- en externe partijen ben je klantvriendelijk en diplomatiek
  • Je hebt uitstekende beheersing van het Officepakket, het is een pre als je kennis hebt van (financiële) systemen zoals bijv. Decade, Cognos en Join
  • Je hebt een afgeronde opleiding op mbo niveau
  • Gemeentelijke ervaring is geen harde eis. Wel moet je ervaring hebben in een grote organisatie (400-1000 medewerkers) met een uitvoerend/ technisch karakter en bekend zijn met procedures, formulieren en vaste processen. 
Lees meer

Wat wij bieden

Een uitdagende en afwisselende baan, in een groot team van enthousiaste en slagvaardige collega's met een klantgerichte en op resultaatgerichte, informele werksfeer.

Deze functie is voor 36 uur per week, verdeeld over 5 dagen maar maandag t/m donderdag is minimaal vereist. De functie is ontstaan door zwangerschapsverlof in combinatie met ouderschapsverlof en duurt 1,5 jaar. Deze functie valt in schaal 6 van de CAR UWO.

Lees meer

Extra informatie

In verband met de sluitingsdatum ontvangen we jouw CV en motivatiebrief graag uiterlijk  maandag 14 januari voor 12.00 uur. 

Lees meer

Hoe je solliciteert

Snel. Al binnen een paar minuten is het eenvoudige sollicitatieformulier ingevuld en ontvang je een (automatische) ontvangstbevestiging. Zo weet je zeker dat je sollicitatie aan ons is verstuurd. Binnen 1 werkdag krijg je een reactie van de intercedent bij jou in de buurt.

Lees meer

Andere vacatures
in jouw vakgebied

  • Geen gerelateerde vacatures gevonden
Month

Jouw intercedent:

Natasja Rietveld
Natasja Rietveld T: (071) 514 03 41 M: (06) 308 135 81 Luba Leiden

De meest gestelde vragen van onze kandidaten

  • 1. Kom ik in dienst bij Luba?

    Je kunt op verschillende manieren aan de slag. Vaak op uitzendbasis, maar ook rechtstreeks bij de opdrachtgever. Als je start via Luba, dan kom je inderdaad bij ons in dienst. Wij betalen je salaris, vakantiegeld en je reiskostenvergoeding. Wist je dat 38% van onze flexwerkers na de uitzendtermijn op contract gaat bij de opdrachtgever? Werken via een uitzendbureau is dus een prima opstap naar een vaste baan!

  • 2. Wordt mijn cv doorgestuurd naar opdrachtgevers?

    We overleggen altijd eerst met jou voordat we jouw cv bespreken met een opdrachtgever. Zo weten we zeker dat jij interesse hebt in de baan én kunnen we jouw persoonlijke motivatie direct meenemen.

  • 3. Wat houdt een intakegesprek in?

    Een intake vind plaats op één van onze vestigingen en duurt gemiddeld 30 minuten. Tijdens de intake leren we jou, jouw talenten en wensen beter kennen. Zo krijgen we een goed beeld van jou en of je past bij deze vacature of dat een andere baan beter bij je past. Ons uitgangspunt is dat je de deur uit loopt met een sollicitatiegesprek bij één van onze opdrachtgevers.

  • 4. Wat moet ik meenemen voor een intake?

    Bij jouw sollicitatie stuur je alvast jouw cv naar ons door. Naar de intake neem je diploma’s, getuigschriften en referenties van vorige werkgevers mee. Ga je via ons aan de slag? Dan kom je nog een keer bij ons langs om jouw paspoort of identiteitskaart te laten inscannen.

  • 5. Hoe maak ik een cv?

    Je kunt gemakkelijk in 7 stappen op onze site een gratis cv maken. Maak direct je cv.

  • 6. Wat gebeurt er met mijn persoonsgegevens?

    We houden ons zeer zorgvuldig aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Meer informatie hierover kun je vinden in ons privacystatement.