Als (junior) office manager ben jij de spil tussen de afdelingen sales, projectmanagement, de studio en de montage. Jij bent het eerste aanspreekpunt van klanten en weet wat er speelt binnen het bedrijf, je bent de gastvrouw/gastheer van het bedrijf. Je bent een stukje dienstverlenend want jij bent degene die zorgt voor een nette werkomgeving, de boodschappen bestelling voor de dagelijkse lunch met collega's en andere benodigde bestelling voor het kantoor. Daarnaast beheer jij de mailbox, beantwoord hierin mail of zet bij nodig de mail door naar de desbetreffende collega. Ook beantwoord je de eerste lijn telefoontjes die binnenkomen, naar aanleiding hiervan zorg je ervoor dat de juiste actie wordt ondernomen.
Het voeren van de administratie is het zwaartepunt van deze functie. Je zorgt onder meer voor het invoeren van de inkoopfacturen en je zet deze klaar ter controle bij je collega’s. Samen zorg je ervoor dat alles aan de juiste opdrachten gekoppeld is, zodat de projectadministratie kloppend is. Ook het verwerken van de bankmutaties en het klaarzetten van betalingen behoren tot de werkzaamheden. Verder stel je de verkoopfacturen op, verstuur je deze en verzorg je het debiteurenbeheer. In deze functie werk je met het CRM-pakket Gripp. Je zorgt dat de relaties hierin correct worden ingevoerd en dat de gegevens up-to-date-zijn. Je werkt nauw samen met de Office Manager, die tevens je leidinggevende is, maar ook met de Projectmanagers en afdeling Sales voor de projectadministratie.

Veelal is het een administratieve functie met uitstapjes naar financieel en klantcontact. De werkdagen zijn flexibel in overleg in te delen. Hele dagen, halve dagen, het is net wat voor jou fijn is.

Jouw nieuwe werkgever is een creatief bureau in Visual Branding, Wayfinding en Signing. Ze zetten de werkbeleving van een bedrijf om in een fysieke beleving met visuele middelen. Van groots en meeslepend tot ingetogen en chique.
Je komt te werken in een klein en informeel team.